FUTURE

Opis warsztatu:

Wybór i wdrożenie programu do zarządzania projektami to ważne zagadnienie z punktu widzenia każdej organizacji i w szczególności Biura Zarządzania Projektami. Doświadczeni pracownicy PMO wiedzą, że wdrożenie nowego systemu, który obejmie całą organizację obarczone jest często ryzykiem. To ryzyko wiąże się głównie z koniecznością dostosowania się organizacji w wybranych aspektach do możliwości programu i odejście w jakimś zakresie od wypracowanych w organizacji procesów i standardów. Tak jednak być nie musi.

Najlepsze programy do zarządzania projektami, m.in. FlexiProject oferują bardzo duże możliwości konfiguracji i możliwość odzwierciedlenia standardów już istniejących w firmie. System proponuje też określone standardy i najlepsze praktyki, ale ich nie wymusza. Wówczas program może zautomatyzować szereg rzeczy i dostarczyć nowe możliwości, ale nie będzie wymuszał istotnych zmian w organizacji. Takie zmiany oczywiście będą możliwe, ale będą to decyzje biznesowe, a nie decyzje wymuszone przez funkcjonalność systemu. W trakcie warsztatu opowiemy o praktycznych przypadkach wybranych organizacji związanych z wdrożeniem oprogramowania oraz pokażemy na przykładach z wykorzystaniem FlexiProject jak:

1. Stworzyć w programie Kartę Pomysłu, Kartę Projektu czy też Kartę Zamknięcia Projektu dokładnie taką, jakiej organizacja obecnie używa. Pokażemy, że możliwe jest stworzenie innej Karty dla projektów marketingowych a innej dla projektów np. inwestycyjnych.
2. Opracować formatkę przeglądu projektowego, która pozwoli odejść od powszechnie stosowanych prezentacji w PowerPoint i będzie zawierała dokładnie to, czego oczekuje Twoja organizacja. Tutaj opowiemy też jak wykorzystać Automatyczne Przeglądy Projektowe, które w zdecydowany sposób usprawniają komunikację pomiędzy kierownikami projektów, PMO i zarządem firmy.
3. Jak można zaprojektować wygląd i zawartość harmonogramu projektu oraz wykresu Gantta dla projektów kompleksowych oraz o mniejszej skali. Konstrukcja każdego harmonogramu może być inna w zależności od skali projektu czy też preferencji zespołu projektowego.
4. Jak skonstruować model scoringowy dla oceny pomysłów na najbardziej atrakcyjne i wartościowe projekty. Różne typy projektów mogą mieć różne modele scoringowe, ponieważ inne zagadnienia rozpatruje się dla projektów HR a inne dla projektów B+R itp.
5. Jak odzwierciedlić cele strategiczne firmy w programie, jak zaprojektować dla nich KPI oraz jak cele powiązać z projektami strategicznymi.
6. Jak można ograniczyć kompleksowość programu, zwiększając jego intuicyjność w organizacji z mniejszym poziomem zaawansowania w zarządzaniu projektami, a jak wykorzystać program w maksymalnym stopniu w bardziej zaawansowanych organizacjach.
7. Jak budować indywidualne ścieżki akceptacji dla zatwierdzania Karty Projektu albo Planu Projektu. W tym kontekście również warto skonstruować różne ścieżki akceptacji dla różnego typu projektów czy też ich poziomu kompleksowości.
8. Jak budować bazę wiedzy w organizacji przede wszystkim dla projektów o powtarzającym się charakterze typu: projekty rozwoju nowych produktów, inwestycyjne i inne. W jaki sposób zapewnić zespołom projektowym łatwy dostęp do zgromadzonej wiedzy.